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A portaria virtual é um sistema complexo que combina tecnologias de ponta, softwares e hardwares específicos visando substituir o trabalho presencial de porteiros em empresas e condomínios residenciais.
Neste guia, vamos explicar as principais informações sobre o sistema de portaria virtual, o que levar em consideração antes de se decidir e como contratar esse tipo de serviço.
O que é portaria virtual?
Podemos entender a portaria virtual (como é popularmente conhecida a portaria remota), como um serviço inovador em que o porteiro trabalha de forma remota, ou seja, diretamente de uma central de monitoramento, realizando o acompanhamento de perto de toda a região.
Ao adotar o serviço de portaria virtual, um estabelecimento ou condomínio passa a contar com muito mais segurança no local, uma vez que os operadores de monitoramento se revezam para promover a vigilância constante, 24 horas.
Importante: os operadores que trabalham com portaria virtual recebem treinamento específico para operar a central de monitoramento e acionar as autoridades caso haja alguma atividade suspeita no local.
A portaria virtual é um sistema bastante completo e está em constante crescimento, tanto pelo aumento na segurança quanto por representar um bom custo-benefício.
Como funciona a portaria virtual?
De forma didática: a portaria virtual funciona como uma combinação de controle de acesso ao local, vigilância e monitoramento e serviços de portaria em geral. Por isso, esse tipo de portaria é visto como uma alternativa à portaria física.
Os operadores da portaria virtual trabalham diretamente de uma central de monitoramento e vigilância, estando equipados com softwares e hardwares para acompanhar de perto a propriedade, controlar o acesso ao local e entrar em contato com visitantes e/ou funcionários.
Além disso, no caso de prédios e condomínios residenciais, o morador ganha a autonomia de adicionar visitantes confiáveis à lista de pessoas liberadas para entrar automaticamente, sem que haja necessidade da intermediação do operador.
Como é feito o projeto de portaria virtual
O projeto de portaria virtual para negócios e condomínios leva em consideração as especificidades de cada área.
Após uma visita técnica por parte da empresa responsável pela portaria virtual, em que será feito um estudo do perímetro e das demandas recorrentes com segurança, é desenvolvido um projeto que contemple todos esses pontos e possa promover um local mais seguro e tranquilo.
Por isso mesmo é muito importante que esse serviço seja firmado com uma empresa especializada em portaria virtual, que conte com uma equipe que tenha expertise no assunto e saiba como atuar nesse contexto.
Para simplificar, um projeto de segurança virtual deve abarcar:
- Circuito de câmeras de segurança, que deve abranger todas as áreas que demandam vigilância no local. Assim, os operadores podem monitorar virtualmente todo o perímetro;
- Dispositivos que permitam o controle de acesso, como biometria, chaves de segurança, aplicativos e tags. Dessa forma, moradores e/ou funcionários podem acessar o local ao mesmo tempo que a segurança é aumentada;
- Mecanismo de controle de acesso que possibilite fazer a liberação dos portões para visitantes, entregadores e prestadores de serviço;
- Sistemas de alarmes e travas para serem implementados em todas as entradas da propriedade.
Como gerenciar visitantes e entregas com a portaria virtual?
No caso da liberação de visitantes e prestadores de serviços
Os acessos de pessoas que não foram autorizadas previamente precisam ser registrados, sendo que o próprio condômino/funcionário pode acompanhar todo o histórico de visitantes e prestadores de serviços.
Por meio de um aplicativo de segurança, também é possível cadastrar visitantes e familiares para agilizar a entrada.
Entregas de correspondências e encomendas
Com a implementação de uma portaria virtual, novos procedimentos de entregas de correspondências e encomendas são adotados. Normalmente, as entregas são efetuadas diretamente ao morador ou zelador.
Para entregas de delivery de comida, por exemplo, o procedimento-padrão preza que o morador seja avisado por interfone para retirar seu pedido. Em alguns casos, os condomínios autorizam a entrada de entregadores.
Vantagens da portaria virtual
A portaria virtual apresenta diversas vantagens para empresas e condomínios. Entre elas é possível citar:
Redução de custos
Com a portaria virtual, não é preciso contratar uma equipe interna e arcar com todos os encargos. Você pode contratar os serviços de portaria diretamente com uma empresa qualificada e com experiência no assunto.
Estima-se que a diminuição de custos com condomínio possa ser de até 50% após a portaria virtual ser implementada.
Mais tempo para focar outras áreas
Uma vez que o síndico/gestor não precisa se preocupar com possíveis falhas, atrasos e outros problemas envolvendo a portaria, ele passa a ter mais tempo para se dedicar a outras questões envolvendo o cotidiano do local.
Outras vantagens envolvendo a portaria virtual são:
- Funcionamento 24 horas;
- Economia de recursos e esforços com treinamento de funcionários. Essa responsabilidade fica a cargo da empresa contratada;
- Instalação de câmeras de segurança e outros dispositivos que promovem a segurança local.
Como escolher uma empresa de portaria virtual
Antes de fechar uma parceria com empresa de portaria virtual, é preciso analisar:
A reputação da empresa
A reputação da empresa, ou seja, a imagem dela no mercado de portaria virtual diz muito sobre o nível do serviço prestado.
Por isso, esse é o primeiro aspecto a ser avaliado na hora de contratar uma empresa de portaria virtual. Muito além do preço, esse quesito precisa ser levado a sério.
A experiência da equipe
Outro fator fundamental a ser considerado é a experiência da empresa. Verifique há quanto tempo a empresa atua no mercado, se possui a estrutura exigida para elaborar um projeto completo de portaria, se promove treinamentos para seu pessoal, entre outros pontos importantes.
As avaliações de clientes antigos
É importante pesquisar a opinião de outros estabelecimentos ou condomínios que já fecharam parceria com a empresa cotada.
Se possível, peça uma relação de alguns clientes para a empresa e entre em contato com cada um deles para atestar a satisfação e a qualidade dos serviços prestados.
Conheça o serviço de portaria virtual da Generall
No mais, você pode conhecer o serviço de portaria virtual da Generall, que leva em conta todos os aspectos e demandas do perímetro, elaborando um projeto de segurança completo para empresas e condomínios de diferentes portes.
Navegue pelo site e conheça a portaria virtual da Generall.
